Nel complesso sistema di gestione dei dati dei propri dipendenti da parte del datore di lavoro, il Garante della Privacy ha disposto che al momento dell’interruzione di un rapporto di lavoro, lo stesso è obbligato all’immediata disattivazione dell’account di posta elettronica aziendale riconducibile all’ex dipendente, senza deroghe e senza valutazioni ulteriori.

‍Leggere e valutare la corrispondenza “elettronica” che in costanza di rapporto l’ex dipendente ha inviato o ricevuto, rappresenterebbe un modo per venire a conoscenza o meglio carpire, dati personali del lavoratore, anche solamente dalla visualizzazione di dati non relativi al contenuto delle mail stesse (data, ora oggetto, nominativi di mittenti e destinatari).

La disattivazione dell’account di posta elettronica comporta inoltre l’obbligo in capo al datore di lavoro, di adottare sistemi che “destinino” le eventuali mail in entrata, che potrebbero ancora essere ricevute, ad indirizzi alternativi ed introdurre accorgimenti tecnici per impedire a terzi la visualizzazione di tali comunicazioni.

Tala procedura di disattivazione in caso di cessazione di rapporti di lavoro ex ante, consente di affrontare codesti eventi evitando possibili futuri contenziosi e reclami da parte dell’ex dipendente (che nel caso sussistono i presupposti può richiedere anche un risarcimento). Al contempo sensibilizzano il datore di lavoro circa l’importanza di poter “accedere alle informazioni necessarie alla gestione della propria attività con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori oltre che di terzi” (Cit. Garante della Privacy Provvedimento del 4 dicembre 2019) mettendolo nella condizione di proteggere le proprie informazioni aziendali, prima, dopo e durante le diverse situazioni che possono intercorrere nello sviluppo dell’attività lavorativa.

Da non sottovalutare inoltre, la possibilità che l’ex dipendente, a conoscenza delle proprie credenziali di accesso per il controllo della mail da remoto (pratica molto diffusa a seguito dall’attivazione della modalità del telelavoro/smart working da parte di molte aziende) possa continuare ad accedervi, carpendo le informazioni ivi contenute o ancor peggio, modificando le impostazioni e/o disattivando l’account. Purtuttavia, in questa eventuale ipotesi, si potrebbero individuare gli estremi del reato di accesso abusivo a sistema informatico, reato che andrebbe comunque dimostrato con l’adozione di misure di sicurezza specifiche e di autorizzazioni al trattamento limitate alle finalità previste dall’azienda.

Considerando che le mail contenute in una casella di posta nominativa priva di una regolamentazione sul suo utilizzo sono da considerarsi corrispondenza privata del lavoratore, rimane quindi come unica soluzione possibile predisporre una procedura che consenta all’azienda di dimostrare come assolto l’obbligo gravante sul datore di lavoro di informare sulle modalità dismissione e l’utilizzo dell’account  aziendale anche a seguito di cessazione del rapporto di lavoro, valutando le soluzioni migliori per la tipologia di azienda e le esigenze del datore di lavoro.

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