L'utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale è ormai parte integrante delle attività lavorative di molte organizzazioni.

Tali strumenti vengono impiegati per predisporre documenti, redigere comunicazioni, analizzare dati, elaborare testi, tradurre contenuti e supportare numerose attività amministrative, tecniche e professionali.

Il loro impiego comporta tuttavia specifici rischi che non riguardano esclusivamente la protezione dei dati personali, ma più in generale la tutela del patrimonio informativo dell'impresa.

L'inserimento di informazioni all'interno di sistemi di intelligenza artificiale comporta il rischio che tali contenuti siano trattati al di fuori del diretto controllo dell'organizzazione. Per tale motivo, chi utilizza questi strumenti è tenuto a valutare preventivamente la natura delle informazioni che intende inserire, evitando di utilizzare dati o documenti la cui divulgazione, perdita di riservatezza o utilizzo improprio possa arrecare pregiudizio all'azienda, ai clienti, ai dipendenti, ai fornitori o ad altri soggetti interessati.

Prima di utilizzare una piattaforma di intelligenza artificiale è opportuno verificare le modalità di trattamento dei dati previste dal fornitore, le misure di sicurezza adottate, le condizioni di conservazione delle informazioni e la possibilità di escludere l'utilizzo dei contenuti caricati per l'addestramento dei modelli.

‍Ove tale impostazione sia disponibile, è buona prassi disattivare l'opzione che consente l'utilizzo dei dati per il miglioramento del servizio.

L'impiego di strumenti di IA dovrebbe inoltre avvenire esclusivamente attraverso piattaforme e account aziendali preventivamente autorizzati, evitando l'utilizzo di account personali o di servizi non approvati dall'organizzazione, che impediscono un adeguato controllo sugli accessi, sulla conservazione delle informazioni e sulla tracciabilità delle attività svolte.

L'utilizzo dell'intelligenza artificiale richiede inoltre un'attenta valutazione delle informazioni che vengono condivise.

Non si devono inserire nei prompt dati personali relativi a clienti, fornitori, dipendenti o collaboratori, dati appartenenti a categorie particolari, dati giudiziari, documenti identificativi, curriculum vitae, buste paga, certificazioni, valutazioni del personale o altri documenti contenenti informazioni personali.

Analoga cautela deve essere adottata nei confronti delle informazioni aziendali riservate: devono pertanto essere esclusi documenti contenenti know-how tecnico o commerciale, informazioni coperte da obblighi di riservatezza, documentazione progettuale, configurazioni di sistemi informatici, analisi economiche, preventivi, offerte commerciali, strategie di mercato, documentazione relativa a gare e, più in generale, qualsiasi contenuto che possa compromettere gli interessi dell'organizzazione qualora venga divulgato o trattato al di fuori del contesto aziendale.

Quando risulta necessario utilizzare documenti originariamente contenenti dati personali, tali informazioni dovrebbero essere preventivamente anonimizzate in modo completo e irreversibile.

Un ulteriore profilo di attenzione riguarda la responsabilità del lavoratore. L'intelligenza artificiale costituisce uno strumento di supporto alle attività professionali e non sostituisce in alcun modo il giudizio umano. Ogni elaborazione prodotta mediante sistemi di IA deve essere sottoposta a verifica prima di essere utilizzata nell'ambito dell'attività lavorativa. L'utilizzatore mantiene la piena responsabilità dei contenuti impiegati nello svolgimento delle proprie mansioni, anche quando essi siano stati generati o supportati da sistemi di intelligenza artificiale.

Gli output prodotti non possono pertanto essere considerati automaticamente attendibili né utilizzati senza un'adeguata attività di validazione.

L'introduzione dell'intelligenza artificiale nei processi aziendali richiede pertanto un sistema di governance che comprenda regole interne di utilizzo, criteri di autorizzazione degli strumenti, formazione del personale e controlli periodici sul rispetto delle procedure adottate.

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