CONSERVAZIONE (DIGITALE) A NORMA: NUOVE DISPOSIZIONI ED OBBLIGHI DELL’AGID, ANCHE PER LE AZIENDE PRIVATE

Tutti, aziende e Pubbliche Amministrazioni producono documenti, da sempre e tutti sono tenuti a conservarne almeno una parte e ad archiviarli in base a regole che ne permettano la rintracciabilità e la disponibilità.

Ma fino a prima dell’avvento del computer la normativa era semplice e basata essenzialmente sulla valutazione del supporto, ossia la carta, mentre per la conservazione digitale, dei documenti informatici, è necessario valutare molti più fattori.

La stampa dei documenti comporta la necessità di ampi spazi e scaffalature per contenere tutto il materiale prodotto ma, al contempo, è per alcuni versi più semplice: basta legittimare data e firma e garantire la presenza fisica del documento cartaceo per gli anni previsti dalla normativa di riferimento.

Le dinamiche per la conservazione dei documenti informatici invece rispondono a tanti requisiti e siccome anche i formati con i quali vengono prodotti sono diversi, i parametri per garantirne la validità complessi e i supporti obsoleti nel giro di poco tempo (si pensi al cd utilizzato fino a qualche anno fa), è fondamentale avere linee guida comuni, tecniche idonee ed una normativa precisa.

Con conservazione elettronica o digitale intendiamo tutti quei processi volti ad archiviare e conservare un documento informatico, sia esso nato in formato digitale (visto che sempre più documenti ormai vengono generati direttamente su supporto elettronico e che la normativa ne garantisce la validità legale pari a quella data al cartaceo) sia esso trasformato da cartaceo a digitale.

Un’evoluzione socio-culturale che ha portato a cambiare il concetto stesso di documento così com’è conosciuto da migliaia di anni, nella sua natura res signata, cioè un oggetto che reca una serie di segni tracciati direttamente dall’uomo o da apparati predisposti dall’uomo, volti a conferirgli portata rappresentativa.

Oggi, l’Art. 1 c.1., q, del CAD Codice dell’Amministrazione Digitale definisce il documento informatico come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Se la conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti fiscali e non, dati informatici e fatture, il sistema di conservazione non è che “l’Insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano la conservazione dei documenti informatici (in attuazione a quanto previsto dall’art. 44, comma 1, del CAD)” per un lungo tempo. Situazione quest’ultima fondamentale in una società in cui creare e rielaborare informazioni diventa sempre più facile e il “documento”- portatore di contenuto e garante di un significato – è essenziale che sia, e sia mantenuto, corretto, attendibile e, soprattutto, accessibile nel tempo.

La normativa di riferimento della conservazione digitale è contenuta nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82), mentre la disciplina specifica e il controllo di tali attività sono di competenza dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) che nelle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, entrate in vigore il 1° gennaio 2022, definisce le regole tecniche per garantire la forma scritta digitale e per assicurare sicurezza, integrità, immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

 In un’economia digitale come la nostra non è più sufficiente garantire l’integrità del documento per assicurare l’immodificabilità del contenuto e la sua leggibilità e quindi la conservazione digitale svolge la funzione di garantire l’accesso permanente ai contenuti digitali grazie a specifiche regole tecniche che permettono di mantenerne l’integrità nel tempo.

Se la conservazione digitale è obbligatoria nel settore pubblico, per quanto concerne le aziende private riguarda principalmente alcuni settori, tra cui quello amministrativo.

Le fatture elettroniche, per esempio, nonostante siano inviate/ricevute tramite il Sistema di interscambio, devono essere conservate digitalmente e secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento perché, in base all’articolo 3, comma 1, lettera b, del D.M. 17/6/2014 deve essere assicuratala possibilità di fare ricerche in base “almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi”.

Devono altresì essere conservati digitalmente documenti come e-mail inviate tramite posta elettronica certificata (PEC), contratti in formato digitale e siglati con firma digitale, fatture, cartelle cliniche, libri contabili, bilanci, libri paga.

Ma non pensiamo a tutto questo come un ulteriore aggravio di costi e di burocrazia perché il ricorso alle tecnologie digitali per la conservazione dei documenti aiuta nella definizione di processi e procedure efficaci e rigorose con benefici che possono essere:

- Aumento della produttività del personale che può accedere ai dati in maniera tempestiva e precisa;

- Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti;

- Semplificazione di archiviazione;

- Maggiore capacità di controllo e analisi del processo;

- Notevole risparmio ambientale derivato dalla riduzione della carta.