Con l’avvio operativo del FIR digitale dal 13 febbraio 2026 (art. 7, comma 8, D.M. 4 aprile 2023 n. 59), il sistema RENTRI entra finalmente nella sua fase pienamente digitale.
Una delle domande che in questi mesi mi viene posta più spesso è molto semplice: cosa succede se il sistema non funziona?
Il Decreto direttoriale ECB n. 25 del 5 febbraio 2026 interviene proprio su questo punto, disciplinando in modo puntuale le modalità operative da adottare in caso di indisponibilità dei servizi.
Il decreto è accompagnato da due allegati tecnici che distinguono chiaramente due situazioni diverse, ed è qui che bisogna prestare attenzione.
Il provvedimento distingue:
1. Indisponibilità dei servizi RENTRI (problema del sistema centrale);
2. Indisponibilità della connettività Internet o dell’autenticazione digitale dell’operatore.
Non è una differenza formale. Cambiano le responsabilità e cambiano anche gli adempimenti.
1. Quando è il sistema RENTRI a non funzionare: se i servizi RENTRI non sono disponibili (per cause non legate a manutenzione ordinaria o straordinaria), l’evento deve essere comunicato ufficialmente nella sezione “Avvisi” del portale RENTRI, come previsto dall’art. 1 e 3 del decreto.
In questo caso:
- Non è possibile vidimare o emettere il FIR digitale;
- Non è possibile integrarlo nel corso del trasporto;
- Non è possibile trasmettere i dati al RENTRI;
- Non è possibile restituire la copia completa.
La soluzione è chiara: si utilizza il FIR cartaceo conforme all’Allegato II del D.M. 59/2023, gestendolo secondo l’art. 6 del medesimo decreto.
La trasmissione dei dati potrà avvenire il primo giorno lavorativo successivo alla chiusura dell’evento, anche oltre le scadenze ordinarie. Il sistema terrà traccia della data effettiva di invio.
Non è richiesta alcuna dichiarazione PEC da parte dell’operatore: la prova dell’evento è costituita dall’avviso pubblicato sul portale istituzionale.
Quando il problema è dell’operatore (Internet o autenticazione): diverso è il caso in cui il sistema RENTRI sia funzionante, ma l’operatore non riesca ad accedere per cause esterne al proprio controllo:
- Guasto del provider;
- Assenza di copertura di rete;
- Indisponibilità dei sistemi di autenticazione digitale;
- Eventi naturali;
- Altre cause non imputabili a negligenza.
Questa ipotesi è disciplinata dall’Allegato 2. Anche qui è consentito utilizzare il FIR cartaceo.
Tuttavia, l’operatore dovrà:
- Indicare nel campo annotazioni del formulario la dicitura prevista dal decreto;
- Compilare la dichiarazione di indisponibilità temporanea;
- Trasmetterla via PEC a dit.rentri@pec.it entro il primo giorno lavorativo successivo al ripristino.
Il modello di dichiarazione è allegato al decreto stesso. In sede di controllo, l’operatore deve essere in grado di dimostrare l’effettiva indisponibilità e la corrispondenza tra quanto dichiarato e quanto trasmesso.
Se l’indisponibilità interviene mentre il rifiuto è già in viaggio (trasbordo, sosta tecnica, accettazione a destino), il decreto consente di:
- Aggiornare la stampa del FIR digitale;
- Apporre firma autografa;
- Comunicare il cambio di formato al produttore/detentore.
Anche in questo caso, la gestione successiva segue le regole dell’art. 6 del D.M. 59/2023.
Il decreto introduce un elemento che molte imprese stanno trascurando: la necessità di dotarsi preventivamente di un numero adeguato di FIR cartacei vidimati.
Non si tratta di una raccomandazione generica. Negli allegati è indicata come misura di mitigazione del rischio.
In altre parole, l’azienda che non è in grado di dimostrare di aver previsto una gestione alternativa potrebbe trovarsi in difficoltà in caso di verifica.
Il decreto non sospende gli obblighi di tracciabilità. Non introduce una “zona franca”. Non elimina le responsabilità.
Introduce invece una disciplina formale dell’emergenza. Da febbraio 2026 non sarà più sufficiente affermare che “non funzionava Internet”.
Occorrerà dimostrarlo, documentarlo e aver applicato correttamente le procedure previste.
La differenza tra indisponibilità del sistema e indisponibilità della propria connettività può diventare decisiva in sede ispettiva.
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