Una parte integrante fondamentale del Controllo di Gestione è l’analisi degli scostamenti in quanto consente di ottenere una valutazione dei conti di bilancio (precisa e dettagliata) che presentano una mancata rispondenza con gli obiettivi pianificati.

L’analisi degli scostamenti fornisce soluzioni sulle cause che hanno riportato costi maggiori o ottenuto ricavi minori relazionando i dati di previsione, stimati in sede di budget, con i valori consuntivi.

Programmazione e Controllo di Gestione si possono racchiudere in quattro grandi processi che si sviluppano ed evolvono in ogni impresa e per qualsiasi esercizio e sono: budget, finanza e controllo, analisi e soluzioni.

Il primo e probabilmente processo più importante è il budget, è in questa fase, infatti, che l’impresa programma e pianifica gli obiettivi e adotta le linee guida in funzione del proprio core business.

Un’attenta pianificazione di budget potrà permettere di individuare con ragionevole certezza le spese da sostenere e, contestualmente, i ricavi da conseguire.

In tal modo sarà possibile redigere un documento a completamento del processo di budget che prenderà nome di bilancio di previsione.

Il secondo processo è quello di finanza e controllo in cui l’impresa contabilizzerà i costi e i ricavi certi e quelli futuri ma di competenza dell’esercizio in corso (principio di competenza).

Il bilancio consuntivo si rende invece necessario per avviare il processo di analisi, i valori dei conti del citato bilancio vengono poi confrontati con il bilancio preventivo redatto durante il processo di budget.

Verranno, quindi, individuati gli scostamenti e analizzati singolarmente.

Quello delle soluzioni è l’ultimo processo che permette di proporre le tecniche atte a riportare in linea i valori consuntivi con quelli di budget.

Con questa operazione si arriverà ad avere un miglioramento graduale della gestione dell’azienda.

In molti casi la contabilità industriale accorre a supporto dell’analisi degli scostamenti attraverso il controllo incrociato dei valori del conto economico con i rispettivi centri di costo. Non è raro, infatti, che in sede di analisi, la verifica venga estesa al processo produttivo e quindi all’efficienza tecnica o al costo dei fattori.

Quello che è importante e doveroso sottolineare è che non si può definire uno standard di analisi univoco da usare in ogni tipo di impresa.

Al fine di ottenere un’analisi degli scostamenti attendibile, non basta analizzare solamente un dato ma si devono incrociare due o eventualmente più valori, esaminarli ed interpretarli per avere così il quadro interno della situazione aziendale.

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Nel Controllo di Gestione la pianificazione strategica è fondamentale, sono molteplici e svariate le cause che potrebbero innescare uno scostamento, ad esempio:

• Modifiche dei prodotti (non programmate);

• Eliminazione dalla produzione di alcuni prodotti;

• Errori di valutazione;

• Malfunzionamenti delle procedure o dei sistemi informatici;

• Mancato inserimento di nuovo personale specializzato;

• Costo del personale più alto di quello previsto.

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L’analisi degli scostamenti ha come scopo principale quello di rintracciare le cause delle differenze tra valori a preventivo e consuntivo per intraprendere poi azioni correttive più consone per far sì che i risultati effettivi ritornino in linea con quelli desiderati.

Questa differenza si origina speso e volentieri dal fatto che i valori inseriti nel budget si riferiscono a fabbisogni standard e a condizioni operative normali.

Per rispettare il criterio di rilevanza e selettività è opportuno analizzare lo scostamento di tutti quei valori che superano la cosiddetta soglia di tollerabilità.

Specialmente nelle Pmi, l’uso di software per la pianificazione e la predisposizione del budget è di fondamentale importanza.

Questo perché l’imprenditore concentra su se stesso tutto il potere decisionale (sia a livello strategico che operativo) con il rischio di sorvegliare determinate aree, a discapito di altre, in base alla propria cultura e/o visione aziendale.

Se l’imprenditore, ad esempio, ha avuto una preparazione tecnica, focalizzerà la sua attenzione sulla produzione, diversamente, invece, se la sua preparazione è più di carattere amministrativo, tenderà a seguire maggiormente ed in modo quasi maniacale, lo scostamento dei costi.

Avvalersi di un buon software serve proprio per pianificare i fabbisogni sui consumi, predisporre il bilancio di ogni commessa, analizzare gli scostamenti mensili tra preventivo e consuntivo, prevedere almeno il budget acquisti e il budget vendite.

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