Ai fini della corretta imputazione in bilancio per l’esercizio 2025 e del conseguente calcolo di IRES e IRAP, la deducibilità dei costi relativi a trasferte – quali vitto, alloggio, spese di viaggio e servizi di trasporto mediante taxi o NCC – sostenuti sul territorio nazionale, nonché delle spese di rappresentanza ovunque effettuate, deve oggi essere valutata tenendo conto dei nuovi vincoli di tracciabilità dei pagamenti introdotti dalla L. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) e dal DL 84/2025.

Le medesime regole trovano applicazione anche per i professionisti e gli esercenti arti e professioni, con effetti diretti sulla determinazione del reddito di lavoro autonomo da indicare nel quadro RE del Modello Redditi 2026.

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Con la circolare n. 15/2025, diffusa a dicembre, l’Agenzia delle Entrate ha fornito importanti chiarimenti in merito alle modalità di pagamento considerate idonee, richiamando in larga parte le indicazioni già espresse in relazione all’art. 1, comma 679, della L.160/2019.

Tale disposizione, come noto, condiziona la detraibilità dall’IRPEF e dall’IRES degli oneri previsti dall’art. 15 del TUIR all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili, principio ora esteso anche all’ambito della deducibilità delle spese d’impresa e di lavoro autonomo.

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Ai fini della deducibilità, la spesa deve risultare effettuata con modalità idonee a garantire sia la tracciabilità del pagamento sia l’identificazione del soggetto che lo ha disposto, così da consentire controlli effettivi da parte dell’Amministrazione finanziaria (in linea, tra l’altro, con ris. n. 108/2014 e risposta a interpello n. 230/2020). La prova dell’utilizzo di un mezzo di pagamento tracciabile può essere fornita attraverso la documentazione della singola operazione: ad esempio ricevute/quietanze di carta di debito o di credito, copia di bollettino postale, MAV, evidenze dei pagamenti effettuati tramite PagoPA, nonché l’estratto conto. Quest’ultimo, in particolare, è una possibile modalità di riscontro del pagamento tracciabile con natura sussidiaria: può essere utilizzato quando non siano disponibili altri documenti più diretti della transazione.

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È considerato “tracciabile” anche il pagamento eseguito tramite Istituti di moneta elettronica autorizzati, mediante applicazioni su smartphone che, attraverso l’inserimento di IBAN e numero di cellulare, consentono trasferimenti di denaro senza l’impiego di carte di pagamento e senza necessità di dispositivi con tecnologia NFC (cfr. circ. n. 14/2023 e n. 24/2022, oltre alla risposta a interpello n. 230/2020).

Tali strumenti sono infatti riconducibili a rapporti bancari (conti correnti) che permettono l’individuazione univoca sia del soggetto che dispone l’operazione sia del soggetto che riceve l’accredito.

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In questa ipotesi, chi sostiene la spesa deve poter mettere a disposizione:

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- Il documento fiscale che dimostri l’onere sostenuto (fattura, ricevuta, scontrino, ecc.);

- La documentazione che attesti che il pagamento è stato eseguito tramite le applicazioni/soluzioni indicate (ad esempio la mail di conferma dell’IMEL o della piattaforma utilizzata, o una conferma/receipt generata dal sistema).

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Quando, invece, non sia concretamente possibile dimostrare il pagamento con altra documentazione più “diretta”, è ammesso produrre anche:

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- L’estratto del conto corrente della banca a cui l’istituto/servizio di pagamento risulta collegato, purché riporti in modo chiaro gli elementi utili a identificare il beneficiario dell’operazione.

- Se dall’estratto non emergono tutte le informazioni necessarie, anche la copia delle ricevute o delle schermate/attestazioni del pagamento disponibili all’interno dell’app.

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Qualora la tracciabilità sia comprovata tramite estratto conto della carta di credito o del conto corrente del dipendente, la documentazione consegnata al datore di lavoro deve contenere solo i dati indispensabili per la liquidazione della trasferta/missione, con attenzione ad oscurare o rimuovere qualsiasi informazione ulteriore, eccedente o non pertinente.

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Infine, pur non essendo richiamato in modo espresso dalla circ. n. 15/2025, appare ragionevole considerare tracciabile anche il pagamento del telepedaggio (ad esempio: Telepass) quando risulti agganciato ad un IBAN.

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Secondo quanto osservato da Assonime nella circolare n. 26/2025 (§ 3), in alternativa alla tradizionale prova cartacea della singola transazione, potrebbe ritenersi sufficiente dimostrare la tracciabilità anche tramite un’annotazione apposta dal fornitore sul documento fiscale (fattura, ricevuta fiscale o documento commerciale), attestante che il pagamento è stato effettuato con strumenti tracciabili.

‍Un’impostazione analoga è stata ammessa dall’Agenzia delle Entrate, ad esempio, nella risposta n. 431/2020 con riferimento alla detrazione IRPEF delle spese mediche.

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Non possono invece essere ricompresi tra gli “altri mezzi di pagamento tracciabili” (cfr. risposte a interpello Agenzia delle Entrate nn. 180/2020 e 247/2020):

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- I circuiti di credito commerciale basati su scambi di beni/servizi che non transitano attraverso alcuno degli strumenti di pagamento individuati dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997.

- I sistemi/soluzioni informatiche finalizzate a “rendere tracciabili” pagamenti in contanti (ad esempio per clienti privi di conto corrente), anche se consentono l’identificazione dei soggetti coinvolti: la riconducibilità del pagamento al contante resta, in sostanza, l’elemento che impedisce di qualificarli come strumenti tracciabili ai fini richiesti.

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Fonte:

https://www.eutekne.info/Sezioni/Art_1090450_tracciabilita_delle_spese_di_trasferta_e_rappresentanza_al_debutto.aspx

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