IL FORECAST AZIENDALE: COS’È E COME SI PREPARA?

Uno degli strumenti utili per condurre una gestione d’azienda è il forecast; per quanto di per sé il termine possa risultare, specialmente a chi non è pratico di realtà imprenditoriale, un po' oscuro, una volta che si traduce dall’inglese, apparirà molto più chiaro ed esplicito e si comprenderà il perché esso rappresenti uno degli strumenti più usati nell’ambito del Controllo di Gestione.

Forecast in italiano significa previsione; una delle attività che non può mancare assolutamente quando si parla di un’azienda è la pianificazione del futuro sulla base sia dell’evoluzione del mercato che dell’impresa stessa. Bisogna specificare che questa previsione del futuro non può essere sicura ma deve basarsi quantomeno su ipotesi probabili.

Nel contesto aziendale, il forecast (noto anche come “bilancio pre-consuntivo”), indica un prospetto simile ad un normale bilancio. A differenza di un bilancio classico che registra i valori a consuntivo, il forecast è una tabella contenente valori di natura previsionale; ovvero, riassume una previsione che “guarda avanti” di qualche mese.

La gestione di un’azienda è un processo particolarmente complesso, ecco perché si divide l’attività imprenditoriale in aree e ci si avvale di tanti strumenti il cui scopo può essere confuso e/o frainteso.

Per questo, prima di addentrarci nell’analizzare il forecast in ogni suo dettaglio, chiariamo le differenze che sussistono tra forecast e Business Plan e anche tra forecast e budget.

Il Business Plan, lo abbiamo trattato dettagliatamente negli articoli precedenti, è un documento che descrive il progetto imprenditoriale. Al suo interno si possono trovare: obiettivi, strategie, marketing, budget e previsioni finanziarie utili per guidare l’imprenditore nella conduzione della sua azienda.

L’impostazione e lo scopo del forecast sono simili a quelli del budget; entrambi sono due strumenti molto utili al fine di redigere la parte numerica del Business Plan, ovvero, quella in cui si analizzano gli aspetti economici dell’azienda.

I processi di budgetting e forecasting sono importanti per delineare i KPI, gli obiettivi a breve termine che servono per analizzare il rendimento dell’azienda e definire le future attività da portare a compimento.

Il budget fornisce indicazioni su quali sono le spese che l’impresa dovrà sostenere e quali sono i ricavi che ci si attende; per essere compilato si serve dei flussi di cassa, di obiettivi, delle previsioni e della posizione finanziaria dell’azienda.

Budgetetting e forecasting si differenziano sostanzialmente per il periodo di analisi; mentre il budget è una previsione fatta sull’anno successivo, il forecast è invece una previsione sull’anno in corso che si basa sui valori dell’anno passato e sul valore tendenziale dell’anno in corso.

Per realizzare un forecast aziendale bisogna tener conto dei dati del consuntivo per i mesi terminati e del budget che descrive l’andamento economico dei mesi in corso.

Molto importante è la valutazione del valore tendenziale che offre a chi si occupa di questo strumento (solitamente l’imprenditore stesso), un punto di riferimento imprescindibile per calcolare il forecast.

È chiaro che un buon software per il Controllo di Gestione rappresenti una valida soluzione per fare previsioni più precise, visto che come abbiamo detto poc’anzi, si tratta di una delle attività principali di un’organizzazione aziendale.

Di seguito una tabella illustrativa che può aiutare a comprendere meglio il forecast:

Nell’esempio sopra, ci troviamo ad aver pronte le registrazioni contabili al 30 giugno 2020. Vogliamo quindi fare una previsione sui valori di chiusura del bilancio a fine 2020.

La colonna “trend 2020” è un semplicissimo calcolo aritmetico che annualizza il dato parziale ipotizzando una seconda parte dell’anno condotta di pari passo rispetto alla prima (in questo caso si divide per 6 e moltiplica per 12 il dato di giugno).

L’imprenditore inserisce invece i valori nella colonna “forecast”, poiché è lui stesso che conosce le informazioni inerenti al portafoglio ordini, alle trattative e ai progetti di spesa che si concretizzeranno nei mesi successivi.

Basandosi sui valori dell’anno passato e sul valore tendenziale dell’anno in corso, si possono fare stime verosimili. Chi ha mansioni operative conosce in anticipo i ricavi e i costi che la contabilità registrerà nei mesi successivi.

Che cos’è dunque il forecast? Un esercizio che serve a trasformare in numeri di bilancio quelle informazioni che in buona parte sono già nella testa degli imprenditori, forza vendita e ufficio acquisti.

La preparazione del forecast si compone di 4 fasi principali:

1 – Riclassificazione del bilancio provvisorio: La riclassificazione del conto economico va fatta prima di ogni altra cosa; i prospetti fiscali che escono dai programmi di contabilità sono inutilizzabili e i bilanci a sezioni contrapposte assolvono solamente funzioni amministrative e contabili.

Quando l’imprenditore vuole analizzare i numeri della sua azienda, non deve “avere tra le mani” i bilanci contabili, ma qualcuno deve provvedere alla loro riclassificazione altrimenti è impossibile utilizzare i dati per fare analisi, proiezioni ed elaborare strategie.

2 – Integrazione e rettifica dei dati incompleti: Le registrazioni contabili hanno un passo più lento rispetto ai bisogni informativi di chi gestisce l’azienda. I dati di vendita arrivano in pochi giorni, ma il resto si fa spesso attendere. È tuttavia possibile ottenere bilanci completi con poche e semplici integrazioni, una di queste è ad esempio la cosiddetta fast closing, una pratica che è in grado di soddisfare un’esigenza fondamentale, ovvero chiudere i conti aziendali e calcolare i risultati in pochi giorni.

Non si tratta di una chiusura di tipo fiscale, ma piuttosto di un calcolo extracontabile utile per chi deve decidere in tempi rapidi.

3 – Calcolo dei valori tendenziali: È la famosa colonna “trend 2020” dell’esempio citato in precedenza che offre all’imprenditore un parametro facile da confrontare indicando una cifra di riferimento pronta all’uso senza dover far calcoli a mente.

4 – Inserimento dei valori attesi: Può succedere che i valori espressi dal trend siano molto simili a quelli del forecast. In egual maniera può capitare che i valori del primo semestre incorporino una vendita o una spesa importante che nel secondo semestre non si ripeterà.

Come comportarsi in questi casi? Il forecast serve a far emergere e a trascrivere in maniera ordinata i numeri e le informazioni che l’azienda già possiede.

È doveroso sottolineare che non tutte le voci si evolvono in modo lineare o tendenziale; alcune, ad esempio, potrebbero essere influenzate da più fattori, come la stagionalità. Quelle voci vanno dunque aggiustate.

Il forecast andrebbe redatto almeno due volte l’anno: alla fine del 2° e del 3° trimestre, ovvero quando sono disponibili i dati contabili di fine giugno e di fine settembre (la ripartenza dopo le ferie è come un nuovo inizio dell’anno).

Il primo forecast, preparato dopo le registrazioni del 2° trimestre è molto utile e importante perché permette di fare il punto della situazione ed innesca le prime considerazioni sullo scenario degli ultimi mesi dell’anno.

Il forecast di fine 3° trimestre, che si fa nei mesi di ottobre-novembre, chiude le attività per l’anno in corso e programma quelle da portare avanti nel successivo.

Chi è veloce ed organizzato può fare il forecast anche alla fine di ogni mese. Non ha però molto senso farlo nei primi mesi dell’anno.

Ricapitolando, gli scopi del forecast sono essenzialmente due:

Gestire al meglio gli ultimi mesi dell’anno, ideando delle strategie adeguate (la riduzione di alcuni costi, la spinta di qualche settore in particolare, ecc.) per cercare di raggiungere gli obiettivi che ci si era prefissati.

• Iniziare a ragionare sull’andamento dell’anno successivo parlando di scostamenti di budget, di previsioni di chiusura, di correzioni e di nuove strategie.

Oggigiorno pochi imprenditori italiani adottano processi di budget e forecast, in linea generale perché sono convinti che l’unico parametro per gestire il domani sia il duro lavoro, quello fatto “a testa bassa”.

Ognuno fa le proprie scelte, l’importante è non dare colpa al “mercato cattivo” quando, rialzando la testa, ci si accorge di aver corso tanto ma… come “un criceto nella ruota”.

Fonte:

dialog.it

farenumeri.it

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